Budapest Főváros XIII. Kerületi Önkormányzat Intézményműködtető és Fenntartó Központ
szervezeti felépítése, és a szervezeti egységek feladatai
Igazgatóság, ügyvitel
Közvetlenül az IMFK igazgatójának irányítása alá tartozik.
Működési területe felöleli:
- levelezés, iktatás,
- iratkezelői,
- postázási feladatok ellátását, valamint
- gépjárművezetői, beszerzői feladat végzését.
Részletes tevékenységi körét és felelősségi rendszerét az Ügyviteli részleg ügyrendje tartalmazza.
Gazdálkodási osztály
1) Számviteli csoport
Vezetője a Gazdálkodási osztályvezető, akinek közvetlen függelmi felettese az IMFK igazgatója.
Az osztályvezető közvetlen irányítása alá tartozik a Számviteli csoport.
Működési területe felöleli az intézmények és az IMFK számviteli feladatainak, a gazdálkodási,
vagyon nyilvántartási, leltározási, selejtezési feladatok ellátását és szakmai irányítását.
Felelős:
- a számviteli rend betartásáért,
- a bizonylati rend és fegyelem betartásáért és ellenőrzéséért,
- az intézményi és összevont költségvetési okmányok kiállításáért,
- az intézményi és összevont mérlegbeszámolók elkészítéséért és annak valódiságáért,
- befektetett eszközök analitikus nyilvántartásáért,
- a feladatkörébe tartozó tevékenység hatékony ellátásáért és gazdaságos megvalósításáért,
- jogszabályi változások figyelemmel kíséréséért.
Részletes tevékenységi körét a felelősségi rendszerét a Gazdálkodási osztály ügyrendje tartalmazza.
2) Pénzügyi csoport
A pénzügyi csoport az IMFK és az önállóan működő intézmények gazdálkodásával kapcsolatos
pénzforgalmat érintő feladatokat lát el.
Az osztály szervezete feladatok szerint:
A pénzforgalom bonyolításához szükséges likviditásról, a bevételek feldolgozásáról, a bank kivonatainak alátámasztásáról gondoskodik,
-
hetente összesíti a pénz igényeket az Önkormányzat felé,
-
nyilvántartásba veszi a bevételeket,
-
utalványt készít a szükséges alapbizonylatokkal,
-
a bankkivonathoz csatolja a kiadási bizonylatokat,
-
elvégzi a biztosításból adódó feladatokat,
-
előkészíti az illetmény előlegek kifizetését.
A bérbeadások és egyéb továbbszámlázandók kiszámlázását látja el,
-
ellenőrzi a szerződések szabályosságát,
-
ellenőrzi a partnerek adószámát,
-
megállapítja a magán célú telefonköltségek összegét,
-
kiállítja a szükséges számlákat,
-
bonyolítja a telefon előfizetések és készülékek megrendelését.
A készpénzben történő kifizetések alapjául szolgáló számlákat ellenőrzi és rögzíti a rendszerben,
ahol előállítja a kifizetéshez szükséges utalványokat és ellenőrzi a kötelezettségvállaláshoz szükséges megrendelők, szerződések meglétét,
valamint elvégzi a teljesítések keretre terhelését az egységes integrált rendszer kötelezettségvállalási moduljában.
Ezen a területen folyik a költségvetés terhére:
-
utólagos elszámolásra kiadott előlegek,
-
rovatos elszámolások,
-
útiköltségek,
-
gépjárművek működéséhez szükséges költségek, és
-
adóbevallások
teljes körű ügyintézése.
A projektnyilvántartással kapcsolatos teendőket osztott feladatként látják el:
-
beszerzi a pályázatok beadásához igényelt dokumentumokat,
-
gondoskodik az alszámlák megnyitásáról.
-
a pályázatok elnyerését követően kialakítja a projektkódokat,
-
nyilvántartásba veszi a pályázatokat,
-
feldolgozza a pályázatok terhére a kézpénzes kifizetéseket,
-
elvégzi a teljesítések keretre terhelését a kötelezettség vállalás programban,
-
nyilvántartásba veszi az átutalásos tételek teljesítését,
-
elvégzi a teljesítések keretre terhelését a kötelezettség vállalás programban,
-
rendszeresen egyezteti a pályázatok felhasználását,
-
gondoskodik az alszámlák forgalmának átvezetéséről,
-
előkészíti az elszámoláshoz szükséges dokumentumokat.
A házipénztár működését biztosítja:
-
gondoskodik a szükséges kézpénzről,
-
elvégzi a kifizetéseket,
-
megrendeli és kiadja az igényelt étkezési utalványokat,
-
eljuttatja a felhasználókhoz a tételes telefonforgalom listáját.
Az átutalással történő kifizetések alapjául szolgáló számlákat a költségvetés és a pályázatok terhére ellenőrzi, rögzíti és utalja a rendszerben:
-
gondoskodik a számlák szükséges igazoltatásáról,
-
ellenőrzi a kifizetés alapjául szolgáló szerződések és megrendelők meglétét,
-
elkészíti az utaláshoz szükséges utalványokat,
-
teljesíti az átutalásokat,
-
a költségvetés terhére elvégzi a teljesítések keretre terhelését,
-
elvégzi a számlareklamációk és folyószámla egyeztetések teljes körű ügyintézését.
Az ellátottak étkeztetéséből és a gondozási díjak beszedéséből adódó feladatokat látja el:
-
összesíti és továbbítja a szolgáltató felé a megrendeléseket,
-
ellátja a napi lemondás és diétás étkezés teljes körű ügyintézését,
-
rögzíti a megrendelőket a rendszerben,
-
rögzíti és ellenőrzi a beszállítók számláit,
-
összesíti a kedvezményeket a könyvelés felé.
3) Bér- és Munkaügyi csoport
Működési területe felöleli a munkaüggyel, bérügyvitellel és a TB ügyekkel kapcsolatos feladatok ellátását és szakmai irányítását.
Felelős:
-
a nem rendszeres járandóságok számfejtésének pontosságáért,
-
a munkaterületét érintő jogszabályok betartásáért, jogszabályi változások figyelemmel kiséréséért,
-
a klf. statisztikai szolgáltatások és jelentések határidejének betartásáért.
A feladat ellátása során a csoport valamennyi dolgozója köteles az adatok védelmére vonatkozó
szabályok szerint eljárni.
Részletes tevékenységi körét, felelősségi rendszerét a Bér- Munkaügyi csoport ügyrendje tartalmazza.
A munkaügyi ügyintézők feladata:
IMFK és a kerületben önállóan működő intézmények dolgozói részére a közalkalmazotti jogviszony,
köztisztviselői jogviszony, egyéb munkaviszony létesítésével és megszüntetésével kapcsolatos
munkaügyi teendők ellátása jogszabály szerint,
- a dolgozók jogviszonyával kapcsolatos egyéb határozatok elkészítése,
- számítógépes személyi nyilvántartás szabályos kezelése, karbantartása,
- hiányzó és túlóra jelentés összesítése, ellenőrzése és továbbítása,
- a kötelező és éves bérfejlesztések átsorolási okmányainak elkészítése,
- nyugdíjazás esetén a szükséges iratok elkészítése, továbbítása a Nyugdíjfolyósító Igazgatóság felé,
- szabadság nyilvántartás vezetése,
- MÁV igazolványok érvényesítésével kapcsolatos teendők ellátása,
- adatszolgáltatás beszámolóhoz, költségvetés előkészítéséhez,
- OEP jelentés elkészítése a biztosítottakról,
- Negyedéves statisztika elkészítése és továbbítása a MÁK felé.
Bér – TB ügyintézők feladata:
- IMFK és a kerületben önállóan működő intézmények dolgozóinak személyi jellegű nem rendszeres juttatásainak számfejtése,
- a számfejtett bérekről, levonásokról különböző kigyűjtéseket és összesítéseket készít, melyet a könyvelés felé átad,
- adatokat szolgáltat a Nyugdíjfolyósító Igazgatóság felé.
Intézmény-üzemeltetési Osztály
Vezetőjük az osztályvezetők, akiknek közvetlen felettese az IMFK igazgatója.
Az üzemeltetési ügyintéző az osztályvezetők irányítása mellett látja el feladatait.
Az osztályvezetők közvetlen irányítása alá tartoznak az állami fenntartású és működtetésű oktatási intézmények önkormányzati, konyhai technikai dolgozói.
Az Intézmény-üzemeltetési Osztály főbb feladatai:
- a gyermekétkeztetéssel kapcsolatos üzemeltetési feladatok szakmai irányítása,
- az étkeztetési szolgáltatás felügyelete, ellenőrzése,
- az étkeztetéssel kapcsolatos önkormányzati tájékoztatás a szolgáltatást igénybe vevők és résztvevők számára,
- szüneti iskolai étkeztetés szervezése, előkészítése, bonyolítása,
- közreműködés az étkezési térítési díjak beszedésében, az e-fizetéssel kapcsolatos ügyintézés figyelemmel kísérése és kapcsolattartás a szülőkkel,
- étkeztetési kedvezmények érvényesítése, ellenőrzése,
- közreműködés az oktatási intézmények önkormányzati gazdálkodási, pénzügyi feladataiban,
- önkormányzati vagyonkezelésbe tartozó iskolai helyiségek hasznosítása,
- részvétel az iskolai önkormányzati technikai dolgozókkal kapcsolatos munkaerő- és bérgazdálkodásban,
- a Tankerületi Központ vagyonkezelésében lévő önkormányzati tulajdonú iskolaépületek használatának és jogszabályoknak megfelelő működtetésének ellenőrzése.
Az Intézmény-üzemeltetési Osztály által ellátott további feladatokat az osztály ügyrendje tartalmazza.
Közvetlen függelmi felettese az IMFK igazgatója. Az IMFK képviseletében önállóan nem járhat el.
Működési területe felöleli:
– az eszközfejlesztés tervezését, árajánlatok bekérését, megrendelések lebonyolítását, a központosított
beszerzést,beszerzési terv elkészítését,
– a költségvetés rendeltetésszerű és gazdaságos felhasználását, pénzügyi és az anyagi fegyelem szigorú
betartását, ellenőrzését,
– az intézményeknél felmerülő karbantartási és veszélyelhárítási igények felmérését és továbbítását
a Közszolgáltató Zrt. és a partnervállalkozások felé,
– az iskolaépület, udvar és berendezések állagának felmérésében, a karbantartási munkálatok
megtervezésében való közreműködését,
– a közbeszerzési előírásoknak megfelelő versenyeztetési eljárás lebonyolításában, a keretszerződés
megkötésében való részvételét.
Részletes tevékenységi körét és felelősségi rendszerét a Műszaki főelőadó ügyrendje tartalmazza.
Informatikai Szolgáltató Osztály
Központi szolgáltatások
-
Adatbázisok üzemeltetése
- Gazdálkodási rendszer (IMI rendszer) üzemeltetése
- Intézményi könyvtári rendszerek üzemeltetése
- Licenc szerverek üzemeltetése
- Terminálszerverek üzemeltetése
- Központi Címtár rendszer üzemeltetése
- Központi háttértár rendszerek, személyre szóló és közösségi háttértárak üzemeltetése
- Vírusszűrés
- Napi inkrementális, heti teljes mentések üzemeltetése (levelezés, adatbázisok, háttértár)
- Központi alkalmazások szoftverkövetése, mentése, reprodukciója
- Web portál üzemeltetése, intézményi weboldalak üzemeltetése
Hálózati szolgáltatások
- Hálózati kapcsoló elemek üzemeltetése, szoftver követése
- Internet kapcsolat biztosítása
- Wifi szolgáltatások
- Védett szegmensek (VLAN)
- 100 Mbps desktop
- Tűzfal renszer üzemeltetése
- IDS/IPS rendszer
- Hálózat monitorozás
Desktopos szolgáltatások
- HelpDesk
- PC hardver támogatás
- Konszignációs raktár üzemeltetése (2008 közepétől)
- Informatikai laborok üzemeletetése
- PC park szoftver környezetének aktualizálása
- PC park hardver környezetének aktualizálása
- Tivoli szerver üzemeltetése
- Távoli menedzsment
- Microsoft támogatás (Office)
- Vírusirtás (PC oldali), Spyware irtás
- Active Directory - beléptetés
- Intézményi programcsomagok
Adminisztratív szolgáltatások
- Informatikai leltár (szoftware/hardware)
- Beszerzések adminisztratív munkái
- Informatikai stratégia készítés
- Beszámolók készítése
- Informatikai audit
- Adatbiztonsági szabályrendszer készítése
- Belső oktatások szervezése.
Informatikai eszközök beszerzése
Az Informatikai Szolgáltató Osztály nem csak szakmailag véleményezi a beszerzéseket, hanem tanácsadással, előzetes konzultációval,
a beszerzés bonyolításával is áll a kollegák rendelkezésére.
A felhasználók számára szükséges informatikai eszközöket két módon lehet megrendelni:
- Az e célt szolgáló, on-line összeállítást lehetővé tevő űrlappal (várhatóan 2008 közepétől),mely tartalmazza azokat az informatikai
eszközöket, amik az Informatikai Szolgáltató Központ szakmai véleménye alapján a Központosított Közbeszerzésből vagy az előzetesen
megkötött keretszerződésekből megrendelhetők.
- Amennyiben olyan terméket kívánnak megrendelni, amelyik nem szerepela webes kisáruház kínálatában, ezt a hagyományos
"Megrendelőlap informatikaeszközök és szoftverek beszerzésére" című nyomtatványon tehetik, mely honlapunkról letölthető. Ebben az
esetben célszerű szakmai egyeztetést kezdeményezni még a megrendelés előtt.
- Mindkét típusú megrendelő lapot a nyomtatást és aláírást követően az Informatikai Szolgáltató Osztály részére kell megküldeni.
Ezt - ha előzetesen nem történt meg -szakmai jóváhagyás és a rendelés iratainak elkészülte után az Informatikai Szolgáltató Osztály
továbbítja pénzügyi jóváhagyásra az adott keret felet rendelkező gazdasági vezetőhöz.
A Pénzügyi csoportnál/ intézmény vezetőjénél megtörténik a kötelezettségbe vétel, majd a megrendelő lapot pénzügyi ellenjegyzéssel
visszaküldik az Informatikai Szolgáltató Osztályra, ahonnan továbbküldik a pályázaton nyertes, informatikai eszközöket szállító cég felé.
Az eszköz felhasználója lehet a beszerzést kezdeményező szervezet/szervezeti egység, vagy az ahhoz tartozó egyéb munkahelyek,
stb. akinek a leltárában szerepeltetni kívánják.
A pénzügyi keretet minden esetben feltétlenül meg kell jelölni, akkor is, ha az eszközök finanszírozása nem saját keretből történik, hanem
pályázati vagy egyéb forrásból.
A keret felett rendelkező nevéhez, ha saját keretből kívánják kiegyenlíteni, akkor a megrendelő szervezeti egység vezetőjének, ha idegen
forrást jelölnek meg, akkor annak a személynek a nevét írják be, aki ezért a keretösszegért felel. Az itt megjelölt személynek aláírásával is
igazolnia kell hozzájárulását a keretösszeg felhasználásához.
A beszerezni kívánt eszközöket, szoftvereket tételesen, külön-külön kell felsorolni.
Amennyiben úgy ítélik meg, hogy a beszerezni kívánt eszközök pontosításához, eldöntéséhez szakmai segítségre lenne szükségük, kérjék azt
az Informatikai Szolgáltató Osztálytól (Nagy Péter 0630 8215185).
